Cómo convertí una tarea repetitiva de horas en un proceso de minutos con ChatGPT y Python

Cómo convertí una tarea repetitiva de horas en un proceso de minutos con ChatGPT y Python

Hay tareas que no son necesariamente difíciles.

Simplemente consumen tiempo.

Mucho tiempo.

Durante una etapa de mi trabajo tenía que insertar archivos de audio en presentaciones de PowerPoint. Cada diapositiva llevaba su audio correspondiente y el proceso debía hacerse manualmente.

En una presentación pequeña probablemente no parecía un gran problema.

Pero algunas veces trabajaba con dos o tres PowerPoints al mismo tiempo, y había presentaciones de 200, 300 e incluso 400 diapositivas.

Eso significaba repetir una y otra vez prácticamente la misma secuencia:

1. Abrir la diapositiva.
2. Insertar el audio.
3. Buscar el archivo.
4. Seleccionarlo.
5. Colocarlo.
6. Pasar a la próxima.
7. Comenzar nuevamente.

Después de hacerlo decenas de veces, la tarea comenzaba a sentirse interminable.

Fue precisamente ahí donde surgió una pregunta que terminó cambiando mi manera de trabajar:

¿Realmente tengo que seguir haciendo esto manualmente?

El problema no era PowerPoint

El verdadero problema era que estaba utilizando mi tiempo en un proceso completamente repetitivo.

Los audios ya existían.

Las diapositivas ya estaban creadas.

Los archivos estaban organizados.

La parte importante del trabajo ya se había realizado.

Lo único que quedaba era una enorme cantidad de clics.

Y cuando un proceso consiste principalmente en repetir los mismos pasos siguiendo reglas bastante claras, existe una buena posibilidad de que parte de ese trabajo pueda automatizarse.

Así que comencé a pensar:

Si yo puedo explicarle a una persona exactamente qué hacer con cada archivo, probablemente también pueda explicárselo a una computadora.

Decidí intentar automatizarlo con ChatGPT y Python

En aquel momento comencé a utilizar ChatGPT como apoyo para desarrollar un pequeño programa en Python.

No estaba intentando crear una gran aplicación.

Tampoco estaba pensando en vender un software.

Tenía un problema concreto frente a mí y simplemente quería resolverlo.

La idea inicial era sencilla:

1. Seleccionar la presentación.
2. Seleccionar la carpeta con los audios.
3. Relacionar cada archivo con su diapositiva.
4. Insertar automáticamente los audios.
5. Guardar la presentación terminada.

Después de varias pruebas, el programa funcionó.

Y el resultado cambió completamente aquel proceso.

De cientos de clics a menos de cinco minutos

Una tarea que anteriormente podía convertirse en horas de trabajo repetitivo comenzó a completarse en cuestión de minutos.

Seleccionaba los archivos.

Ejecutaba el programa.

Y la computadora se encargaba del resto.

En muchos casos, en menos de cinco minutos tenía las presentaciones listas.

La sensación fue increíble.

Pero no solamente porque había terminado más rápido.

Fue porque sentí que estaba utilizando mi tiempo para lo que realmente importaba.

En lugar de pasar una parte considerable del día haciendo clics repetitivos, podía dedicarme a revisar contenido, resolver problemas, mejorar procesos, crear nuevas ideas o trabajar en tareas que realmente necesitaban pensamiento humano.

Aquella experiencia me hizo comenzar a mirar muchas otras tareas de una manera diferente.

¿Cuántas tareas hacemos manualmente simplemente porque siempre se han hecho así?

Ese fue probablemente el descubrimiento más importante.

En prácticamente cualquier negocio existen procesos que alguien realiza diariamente, semanalmente o mensualmente porque:

“Siempre lo hemos hecho de esa manera.”

Copiar información de un sistema a otro.

Organizar documentos.

Preparar reportes.

Enviar mensajes.

Renombrar archivos.

Actualizar hojas de cálculo.

Procesar formularios.

Crear documentos.

Clasificar información.

Dar seguimiento a clientes.

Muchas de estas tareas individualmente parecen pequeñas.

El problema aparece cuando multiplicamos cinco minutos por 20 veces al día, cinco días a la semana, durante todo un año.

Ahí una tarea pequeña deja de ser pequeña.

La automatización no solamente ahorra tiempo

También descubrí que automatizar este tipo de procesos podía reducir errores.

Después de insertar manualmente cientos de archivos es perfectamente posible:

• saltarse una diapositiva;
• colocar un audio incorrecto;
• duplicar un archivo;
• perder concentración;
• cometer errores simplemente por cansancio.

Una computadora, cuando el proceso está correctamente diseñado, puede ejecutar esas mismas reglas de manera consistente.

Por eso la automatización no debe verse únicamente como una forma de trabajar más rápido.

También puede convertirse en una manera de crear procesos más ordenados, consistentes y fáciles de repetir.

Entonces apareció una segunda pregunta

Después de automatizar la inserción de los audios pensé:

Si ya tengo las notas dentro de cada diapositiva, ¿por qué tengo que crear los audios por separado?

Ese fue el siguiente paso.

Comencé a trabajar para que la misma aplicación pudiera leer las notas de cada diapositiva, generar el audio correspondiente y posteriormente insertarlo automáticamente.

El proceso comenzó a evolucionar.

Primero:

Yo creo los audios → el programa los inserta.

Después:

La aplicación lee el contenido → crea los audios → los inserta → prepara la presentación.

Lo que comenzó como una pequeña solución para evitar cientos de clics terminó convirtiéndose en algo mucho más interesante.

Mi primera aplicación nacida de un problema real

Esa fue una de las primeras aplicaciones que desarrollé para resolver un verdadero dolor de trabajo.

Y probablemente por eso tuvo tanto impacto en mí.

No había comenzado preguntándome:

“¿Qué aplicación puedo crear?”

La pregunta fue completamente diferente:

“¿Qué tarea me está haciendo perder tiempo y cómo puedo eliminarla?”

Esa diferencia parece pequeña, pero cambia completamente la manera de utilizar la tecnología.

Primero encontramos el problema.

Después diseñamos la solución.

Ahí comenzó mi interés por la automatización y la inteligencia artificial

Ver ese pequeño programa funcionando hizo que comenzara a explorar mucho más.

Automatizaciones.

Inteligencia artificial.

Integraciones.

APIs.

Procesamiento de información.

Sistemas que pueden comunicarse entre sí.

Y, sobre todo, una pregunta comenzó a repetirse constantemente cuando veía algún proceso:

¿Esto realmente necesita hacerse manualmente?

Con el tiempo comprendí que muchas empresas probablemente tienen sus propias versiones de mi problema con los PowerPoints.

Quizás no son presentaciones.

Quizás son facturas.

Cotizaciones.

Correos electrónicos.

Órdenes.

Reservaciones.

Documentos.

Seguimientos.

Inventarios.

Formularios.

Reportes.

O información que constantemente alguien tiene que copiar de un lugar hacia otro.

El problema puede verse completamente diferente, pero el principio es el mismo.

ChatGPT cambió la barrera para crear soluciones

La inteligencia artificial también ha hecho que desarrollar este tipo de herramientas sea mucho más accesible.

Hoy podemos describir un problema, analizar sus pasos, establecer las reglas del proceso y utilizar herramientas como ChatGPT para ayudarnos a transformar esas ideas en código, automatizaciones o sistemas.

Eso no significa que cada proceso pueda resolverse escribiendo un prompt.

Hay que entender el problema.

Hay que analizar cómo trabaja la empresa.

Hay que determinar qué sistemas están involucrados.

Hay que identificar qué puede automatizarse y qué todavía necesita intervención humana.

Pero muchas veces la oportunidad comienza simplemente observando algo que hacemos repetidamente.

Quizás tu negocio también tiene su propio “PowerPoint de 400 diapositivas”

Probablemente no estás insertando cientos de audios en una presentación.

Pero quizás existe alguna tarea dentro de tu negocio que provoca exactamente la misma sensación.

Esa tarea que hay que hacer todos los días.

Ese proceso que nadie quiere realizar.

Esa información que constantemente hay que copiar.

Ese reporte que consume varias horas.

Ese seguimiento que depende de que alguien se acuerde.

Ese procedimiento que funciona, pero sabes que podría funcionar mucho mejor.

Puede que no parezca un problema tecnológico.

Mi problema tampoco lo parecía inicialmente.

Parecía simplemente:

“Tengo que insertar muchos audios.”

Hasta que la pregunta cambió a:

“¿Cómo puedo hacer que el sistema se encargue de esto?”

Una buena automatización comienza entendiendo el proceso

No todo debe automatizarse.

Y tampoco todas las empresas necesitan sistemas complicados.

A veces una pequeña herramienta que elimina 30 minutos de trabajo todos los días puede ser mucho más valiosa que una plataforma enorme llena de funciones que nadie utiliza.

Por eso, antes de pensar en tecnologías, conviene analizar el proceso.

Preguntas como estas pueden revelar oportunidades interesantes:

• ¿Qué tareas se repiten constantemente?
• ¿Qué procesos consumen más tiempo?
• ¿Qué información se mueve manualmente entre sistemas?
• ¿Dónde ocurren errores con frecuencia?
• ¿Qué tareas dependen demasiado de una persona?
• ¿Qué actividades podrían activarse automáticamente?
• ¿Qué parte del proceso realmente necesita intervención humana?

A veces, responder esas preguntas es suficiente para descubrir que existe una mejor manera de trabajar.

Dejar que la tecnología se encargue de lo repetitivo

Aquella pequeña aplicación en Python hizo mucho más que ayudarme con unos PowerPoints.

Cambió mi forma de pensar sobre los procesos.

Me enseñó que la tecnología tiene más valor cuando elimina fricción y nos permite dedicar nuestro tiempo a actividades donde realmente aportamos valor.

Y precisamente esa es una de las áreas que más me interesa explorar hoy desde Comercio Digital PR.

No solamente crear páginas web o sistemas porque sí.

Sino analizar problemas reales y preguntarnos:

¿Hay una manera más eficiente de hacer esto?

Quizás la respuesta sea una automatización.

Quizás una integración.

Quizás una pequeña aplicación.

Quizás inteligencia artificial.

O quizás una combinación de varias herramientas.

Todo depende del proceso.

Pero muchas veces la oportunidad comienza identificando esa tarea que ya estás cansado de hacer manualmente.

Si mientras lees esto pensaste:

“Yo tengo una tarea así en mi negocio…”

probablemente ya identificaste un buen lugar para comenzar.

En Comercio Digital PR podemos evaluar ese proceso contigo y determinar si existe una forma práctica de automatizarlo o simplificarlo.

Porque a veces una solución que parece pequeña puede devolverte muchas horas de trabajo.

En mi caso, todo comenzó simplemente porque ya no quería insertar cientos de audios manualmente en PowerPoint.

Y terminó cambiando completamente mi manera de ver la tecnología.